Cajas Chicas y/o Adelantos de fondos a Responsables

Información importante para los titulares de Cajas Chicas y/o Adelantos de Fondos a Responsables otorgados por Resolución del Decanato de la FACENA.

Los montos y tipos de gastos a realizar deben atenerse a lo dispuesto por el Instructivo para la Habilitación, operación, rendición y reposición de Fondos Rotatorios, y /o Cajas Chicas – Adelantos a Responsables, entre ellos se resaltan:

• Límite de Monto: Las cajas chicas estarán limitadas a gastos individuales (comprobantes) que no superen los PESOS OCHO MIL ($8.000,00), con las siguientes limitaciones:
  • Monto máximo a pagar en efectivo será de hasta PESOS TRES MIL ($ 3.000,00).
  • Monto máximo a pagar con medios de pago electrónicos (transferencia bancaria, cheque, débito bancario, depósitos en cuenta bancaria, uso de tarjetas de débito) será de hasta PESOS OCHO MIL ($8.000,00). (No tarjetas de Crédito).
• Gastos autorizados: los fondos de las cajas chicas sólo podrán ser utilizados para el pago de gastos expresamente autorizados en la respectiva resolución de institución.
• Combustibles: solo podrá adquirirse combustible en los casos en que estos gastos estén expresamente autorizados mediante la Resolución que otorga los fondos al responsable de Caja Chica y/o Adelanto a Responsable. Caso contrario, sólo podrá adquirirse combustible en las cajas chicas con autorización expresa de la Secretaria Administrativa de la Facultad.
• Bienes de Uso: por razones de urgencia podrán adquirirse Bienes de Uso (inventariables patrimonialmente) mediante un concurso expeditivo de precios con solicitud de cotización a tres (3) proveedores del medio. Los presupuestos deben ser incluidos en el expediente de rendición.

• Los comprobantes de pagos deberán ser emitidos a nombre de “Facultad de Ciencias Exactas y Naturales y Agrimensuras – UNNE”, Domicilio: Av. Libertad Nº 5470 – Corrientes, C.U.I.T. Nº 30-99900421-7, y la fecha debe corresponder al Ejercicio Económico vigente.




• Los comprobantes de pagos podrán consistir en “Ticket o Ticket Factura B” emitido por un controlador fiscal homologado por la AFIP-DGI (lo que implica la figuración de la sigla CF en la parte inferior de tales comprobantes), a consumidor final, siempre que el mismo detalle con precisión los productos adquiridos y/o servicios prestados.
  
  Ver modelo Ticket y/o Ticket Factura B


• Para las compras con Facturas, estas deberán ser FACTURAS “B” o “C”, y especificar los bienes o servicios adquiridos y su cantidad. En las Facturas “B” se deberá controlar la fecha de vencimiento (otorgada por la AFIP-DGI) impresa al pie de las mismas, la cual no deberá estar vencida para que dicho comprobante tenga validez legal (Fecha de vencimiento de la Factura no puede ser anterior a su fecha de emisión).
  
  Ver modelo Factura


• Los comprobantes deberán ser originales, detallando los importes en número y letras, y se requerirá que los responsables de las cajas chicas conformen tales pagos de manera fehaciente y bajo su firma en el comprobante del gasto o de pago, preferentemente en el reverso o en espacios en blanco del anverso que no dificulten o impidan la lectura de los datos especificados.


• Los comprobantes no deben carecer de datos esenciales respecto de la operación a la que están referidos. Tampoco podrán contener raspaduras o enmiendas no validadas por el proveedor.


• En los casos que correspondan, cuando se haya utilizado una suma equivalente al setenta por ciento (70%) del monto asignado para una determinada caja chica el responsable deberá presentar la respectiva rendición y solicitud de reposición por expediente, en los casos expresamente autorizados.

Para rendición de la Caja Chica puede presentarse las siguientes situaciones:

• Rendición Final de los fondos otorgados para gastos con devolución de los fondos remanentes no utilizados

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• Rendición Final por el total de los fondos otorgados para gastos sin de devolución fondos (También aplicable a la rendición de Adelantos a Responsables).
  
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• Rendición total o parcial de los fondos otorgados para gastos con renovación de fondos (solo casos autorizados por la Superioridad).
  
  Ver Modelo de Nota